Navigation & utilisation de NIS
16 questions
1.
Quelles sont les deux portes d'entrée dans NIS et à quoi servent-elles ?
NIS dispose de deux interfaces principales :
• WebAgent : gestion des polices (informations assurés, coordonnées financières, bénéficiaires, structure de garanties, documents automatiques, facturation, exclusions médicales).
• Nordic (NIS Front) : traitement des cases/claims, suivi des statuts, prises en charge (LoG/GoP), justificatifs de soins, reportings.
Utiliser WebAgent pour consulter ou modifier une police ; utiliser Nordic pour traiter un case ou une PEC.
📚 Support de formation : Formation NIS (Police) · Formation Commerce
• WebAgent : gestion des polices (informations assurés, coordonnées financières, bénéficiaires, structure de garanties, documents automatiques, facturation, exclusions médicales).
• Nordic (NIS Front) : traitement des cases/claims, suivi des statuts, prises en charge (LoG/GoP), justificatifs de soins, reportings.
Utiliser WebAgent pour consulter ou modifier une police ; utiliser Nordic pour traiter un case ou une PEC.
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2.
Comment rechercher rapidement un assuré ou une police dans NIS ?
Dans WebAgent, utiliser l'onglet "Search". Dans Nordic, utiliser la zone de recherche en haut de l'écran. Informations à renseigner pour identifier un dossier : nom, prénom, date de naissance, numéro de police, code client.
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3.
Comment identifier rapidement le statut réel d'un dossier dans NIS ?
Il existe trois types de statuts distincts à vérifier :
1. Le statut du case (phase de traitement)
2. Le statut de la facture
3. Le statut du paiement
Dans Nordic, accéder au Dashboard du case pour voir ces trois informations. Se référer au support 'Traitement d'une claim' qui se situe dans le dossier 'Status of a claim' d'Unisify.
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1. Le statut du case (phase de traitement)
2. Le statut de la facture
3. Le statut du paiement
Dans Nordic, accéder au Dashboard du case pour voir ces trois informations. Se référer au support 'Traitement d'une claim' qui se situe dans le dossier 'Status of a claim' d'Unisify.
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4.
Comment assurer la traçabilité des actions réalisées sur un dossier ?
Dans Nordic, toutes les actions réalisées sur un case sont historisées automatiquement dans la partie "Policy Log" dans WebAgent.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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5.
Comment compléter une fiche assuré avec des informations manquantes (régime, numéro RO, CFE) ?
Dans WebAgent, accéder à la fiche de l'assuré (onglet Policyholder / Insured persons). Compléter les champs manquants après réception des informations de l'assuré. Si les informations concernent un case et qu'elles sont indisponibles, passer le case en 'Pending External' et contacter l'assuré.
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6.
Comment modifier le régime d'un assuré dans sa fiche personnelle ?
Dans WebAgent, accéder à la fiche de l'assuré (onglet Policyholder / Insured persons), mettre à jour le champ 'régime' avec les informations fournies, puis sauvegarder.
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7.
Pourquoi est-il important d'ajouter les liens NIS dans les demandes internes ?
L'ajout du lien direct vers le case NIS dans les communications internes (Teams, email) permet d'accéder immédiatement au dossier sans recherche manuelle, réduisant ainsi les délais de traitement et les erreurs d'attribution.
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8.
Elle n'arrive pas à télécharger son attestation d'assurance – que faire ?
Vérifier le titre de civilité (Mr / Mrs / Ms) dans la fiche assuré sur WebAgent. Une incohérence dans le titre (ex : MS au lieu de MRS pour une femme, ou inversement pour un homme) peut bloquer la génération de l'attestation. Corriger le titre et relancer la génération du document.
9.
Comment gérer un bug de paramétrage (ex : pays de soins incorrect dans NIS) ?
Corriger le pays de soins directement dans le case Nordic (Step 4 – Saisir les informations manquantes). Si le bug est systémique (impacte plusieurs dossiers sur le même contrat), ouvrir un ticket JIRA et se tourner vers votre team leader.
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10.
Comment traiter un bug impactant plusieurs assurés d'un même contrat ? / Comment gérer un dysfonctionnement récurrent nécessitant une escalade IT ?
1. Documenter les cases impactés (numéros de case, contrat, comportement observé).
2. Ouvrir un ticket JIRA avec description précise + captures d'écran.
3. Se tourner vers votre team leader pour valider le traitement alternatif en attendant la correction.
Ne pas traiter individuellement chaque case si la correction système est en cours.
2. Ouvrir un ticket JIRA avec description précise + captures d'écran.
3. Se tourner vers votre team leader pour valider le traitement alternatif en attendant la correction.
Ne pas traiter individuellement chaque case si la correction système est en cours.
11.
Comment gérer une erreur bloquante liée à une incohérence de dates de contrat (début = fin) ?
Analyser l'anomalie dans WebAgent (onglet Situation information – dates de début et fin de couverture). Si l'erreur est confirmée, se tourner vers votre team leader pour correction dans le système.
12.
Seuil bloquant la validation des DEEP et claims (FR & MX) – qui peut le modifier ?
Les seuils de validation des DEEP et claims sont définis et ajustés par les Team Leaders. Se tourner vers votre team leader pour toute demande de modification de seuil.
13.
WebAgent ne permet pas de voir les ayants droit sur la police – que faire ?
Se tourner vers votre team leader.
14.
Que faire si le client ne voit pas ses demandes dans Easy Claim / bug d'affichage Easy Claim ?
Bug identifié et remonté. Si le problème persiste, escalader via un ticket JIRA. Se tourner vers votre team leader pour valider la procédure.
15.
Comment gérer une anomalie de paramétrage sur une complémentaire (ex : VI) ?
Ouvrir un ticket JIRA pour signaler l'anomalie à l'équipe technique. Se tourner vers votre team leader pour valider la marche à suivre pendant l'attente de la correction.
16.
Il serait préférable que les assurés n'aient pas accès à leurs factures ETNA – comment traiter cette demande ?
Se tourner vers votre team leader.
Gestion des Claims
35 questions
17.
Quelles sont les étapes standard du traitement d'un décompte (claim) dans Nordic ?
Le traitement d'un claim se déroule en 8 étapes dans Nordic :
1. Dashboard du case (identification assuré + police)
2. Consultation / téléchargement de la facture
3. Modification du case
4. Saisie des informations (provider, coverage, cover cause, date/pays des soins)
5. Édition de l'account (montants, garanties)
6. Additional information
7. Traitement du paiement
8. Validation du case
Se référer au support 'Traitement d'une claim' (Session 2 – NIS).
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1. Dashboard du case (identification assuré + police)
2. Consultation / téléchargement de la facture
3. Modification du case
4. Saisie des informations (provider, coverage, cover cause, date/pays des soins)
5. Édition de l'account (montants, garanties)
6. Additional information
7. Traitement du paiement
8. Validation du case
Se référer au support 'Traitement d'une claim' (Session 2 – NIS).
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18.
Comment traiter une erreur d'identification d'assuré dans un décompte ?
Dans WebAgent et Nordic, vérifier l'identité de l'assuré dans Policyholder pour WebAgent, et dans la fiche client sur Nordic. Les informations obligatoires sont : nom, prénom, date de naissance, numéro de police. Corriger l'identification avant toute validation.
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19.
Comment expliquer à un assuré le statut 'Pending External' d'un case ?
Le statut 'Pending External' signifie que le traitement est en attente d'une action de l'assuré (document manquant, information complémentaire). Informer l'assuré de la pièce manquante.
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20.
Comment traiter un dossier classé 'sans suite' nécessitant une réactivation ?
Rouvrir le case dans Nordic. Vérifier l'historique des actions et les pièces disponibles. Si les justificatifs sont désormais complets, relancer le traitement standard (Steps 3 à 8). Documenter la raison de la réactivation dans le case.
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21.
Comment traiter un dossier avec plusieurs contrats actifs ?
Dans WebAgent, identifier les polices actives rattachées à l'assuré. Sélectionner le contrat applicable selon la date et le type de soins. Dans Nordic, rattacher le case au bon contrat avant traitement. Se référer au support 'Traitement d'une claim' (Step 2 – Zoom sur la police).
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22.
Comment valider un décompte dans une devise spécifique ?
Lors de la saisie dans Nordic (Step 5 – Éditer l'account), vérifier que la devise correspond à celle du contrat. Le système applique les règles de conversion selon le paramétrage. En cas de doute sur la devise applicable, se tourner vers votre team leader.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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23.
Comment corriger un décompte en cas d'erreur liée à l'absence de prise en charge Sécurité Sociale ?
Vérifier le paramétrage de la base de remboursement (BR) dans le case Nordic (Step 5). En l'absence de prise en charge SS, ajuster le calcul selon les règles contractuelles applicables. Se référer à la cover cause et au coverage correspondant.
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24.
Comment gérer une demande de reconsidération / régularisation d'un décompte après contestation client ?
Rouvrir ou créer un case de régularisation dans Nordic. Analyser à nouveau les pièces et les règles de garantie. Si une erreur est confirmée : corriger le décompte et traiter. Si le calcul initial est correct : expliquer les règles contractuelles au client et clôturer.
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25.
Comment traiter un décompte en attente de validation ?
Dans Nordic, identifier le case dans la liste des cases en attente (Dashboard → filtrer par statut). Ouvrir le case et compléter les étapes manquantes (Steps 3 à 8 du process standard). Valider le case une fois toutes les informations complètes.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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26.
Comment optimiser le traitement de demandes groupées (plusieurs décomptes simultanés) ?
Utiliser la vue liste de Nordic (Dashboard → cases en attente "Pending"). Regrouper les cases par contrat ou par type de soin pour traiter en lot. Pour les traitements en masse, se concerter avec votre team leader sur la priorisation.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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27.
Comment prioriser un dossier urgent / gérer un backlog de demandes non traitées ?
Se tourner vers votre team leader pour définir les critères de priorisation. Utiliser les filtres de Nordic pour trier les cases par date de création ou statut.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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28.
Comment vérifier qu'un dossier est bien clôturé dans tous les systèmes ?
Après validation dans Nordic, vérifier les trois statuts :
1. Statut du case : clôturé
2. Statut de la facture : validée
3. Statut du paiement : payé ou en cours
Se référer au support 'Traitement d'une claim' et à Unisify 'Status of a claim'.
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1. Statut du case : clôturé
2. Statut de la facture : validée
3. Statut du paiement : payé ou en cours
Se référer au support 'Traitement d'une claim' et à Unisify 'Status of a claim'.
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29.
Comment gérer une demande client avec plusieurs décomptes à des dates différentes ?
Traiter chaque décompte en le rattachant au contrat applicable à la date de soins. Si les soins couvrent deux années contractuelles, créer un case distinct par contrat.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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30.
Que faire lorsqu'un assuré possède deux contrats actifs générant des doublons de décomptes ?
Se tourner vers votre team leader.
31.
Comment gérer un problème généralisé de doublons de décomptes sur un contrat ?
Analyser l'ensemble du contrat dans WebAgent pour identifier l'origine du paramétrage défaillant. Ouvrir un ticket JIRA si le problème est systémique. Se tourner vers votre team leader avant tout traitement.
32.
Comment traiter un médecin / prestataire mal catégorisé dans NIS ?
Dans Nordic (Step 4 – Saisir les informations manquantes), corriger le type de prestataire (provider) en sélectionnant la bonne catégorie. Vérifier que le coverage et la cover cause sont bien adaptés au type de prestataire corrigé.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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33.
Comment analyser un refus sans motif visible dans le système ?
Vérifier dans Nordic l'historique du case, les statuts, et le paramétrage du coverage / cover cause. Contrôler également les exclusions médicales dans WebAgent. Si aucun motif n'est identifiable, se tourner vers votre team leader.
📚 Support de formation : Formation NIS (Police) · Formation NIS Claims
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34.
Comment traiter un décompte avec anomalie sur le pays de soins ?
Corriger le pays de soins dans le case Nordic (Step 4). Vérifier que le coverage applicable correspond bien au pays corrigé. Recalculer le remboursement si nécessaire.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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35.
Comment traiter un décompte validé mais avec paiement non effectué ?
Distinguer les trois statuts (case / facture / paiement) dans Nordic. Si le case est validé mais le paiement non déclenché, se tourner vers votre team leader pour action comptable.
📚 Support de formation : Formation Commerce
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36.
Comment gérer une demande déjà remboursée sur un autre case (doublon de remboursement) ?
Vérifier l'historique des paiements dans Nordic pour confirmer le doublon. Identifier le case déjà remboursé. Se tourner vers votre team leader pour la procédure de régularisation comptable du trop-perçu.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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37.
Comment traiter un dossier 'voidé' (annulé) mais relancé par l'assuré ?
Vérifier dans Nordic le statut du case voidé et l'historique des raisons de l'annulation. Expliquer à l'assuré le motif du void. Si le void était une erreur, se tourner vers votre team leader pour procéder à la réouverture.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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38.
Comment traiter un dossier en attente de validation interne (pending internal) ?
Identifier le décisionnaire interne responsable de la validation. Le relancer via Teams en joignant le lien NIS du case. Se tourner vers votre team leader si le délai de validation est dépassé.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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39.
Comment traiter un dossier nécessitant un changement de contrat de rattachement ?
Dans Nordic, modifier le rattachement du case au bon contrat (numéro de police + produit). Recalculer les garanties applicables après correction. Se tourner vers votre team leader si la modification impacte des paiements déjà effectués.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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40.
Comment traiter un remboursement incluant à tort la part Sécurité Sociale ?
Vérifier le paramétrage de la base de remboursement (BR + complément).Corriger le calcul dans le case Nordic en faisant une régulation. Se tourner vers votre team leader pour validation avant tout reversement.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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41.
Comment vérifier le nombre de séances remboursées vs restantes ?
Dans Nordic, analyser l'historique des remboursements sur le type de soin concerné. Vérifier les limitations paramétrées dans le coverage (Step 5 – Zoom sur la limitation). Se référer au support 'Traitement d'une claim'.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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42.
Comment traiter un dossier après réception de pièces complémentaires envoyées par l'assuré ?
Ouvrir le case dans Nordic. Ajouter les pièces reçues et reprendre le process standard (Steps 3 à 8).
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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43.
Comment gérer un remboursement non effectué à 100% malgré complémentaire ?
Vérifier dans WebAgent que la complémentaire est active et correctement paramétrée. Vérifier les plafonds contractuels applicables. Si la complémentaire est active mais non déclenchée, se tourner vers votre team leader.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims · Formation Business France
📚 Support de formation : Formation NIS Claims · Formation Business France
44.
Comment analyser un remboursement inférieur aux attentes du client ?
Vérifier les garanties contractuelles (coverage, plafond, pénalité éventuelle) dans WebAgent et Nordic. Expliquer le calcul appliqué selon le contrat. Si un écart est une erreur avérée, créer un case de régularisation.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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45.
Comment traiter un dossier impliquant plusieurs équipes (gestion, compta, IT) ?
Utiliser Teams pour coordonner avec les équipes concernées en joignant le lien NIS du case. Documenter dans le case Nordic les actions en attente de chaque équipe. Se tourner vers votre team leader pour l'arbitrage des priorités si nécessaire.
46.
Comment gérer les factures en tiers payant (TP) aux États-Unis ? Qui en est responsable ?
Se tourner vers votre team leader pour l'équipe responsable et le process applicable.
47.
Comment traiter un dossier nécessitant une régularisation multiple (plusieurs décomptes) ?
Créer les cases de régularisation correspondants dans Nordic. Documenter chaque correction individuellement. Se tourner vers votre team leader pour validation avant tout traitement massif.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
48.
Comment traiter un volume important de décomptes liés à un contrat spécifique ?
Se tourner vers votre team leader pour l'équipe responsable et le process applicable.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
49.
Comment traiter une demande d'annulation de contrat impactant les opérations ?
Se référer au process de régulation (Void/Refund). Se tourner vers votre team leader pour validation.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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50.
Comment gérer une demande client nécessitant plusieurs validations internes ?
Se tourner vers votre team leader pour organiser le circuit de validation. Documenter les étapes dans le case Nordic.
51.
Que faire lorsqu’un prestataire apparaît en “UNKNOWN” dans NIS et que la demande de création n’a pas été faite ?
Si le case est déjà approuvé, l’équipe Network ne peut plus intervenir, car elle ne dispose pas des droits nécessaires pour modifier un cas validé. Dans ce cas, il convient de retourner sur la PEC et d’ajouter directement le bon prestataire en utilisant le lien fourni par l’équipe.
Garanties, structure & règles de couverture
19 questions
52.
Comment appliquer correctement les pénalités spécifiques par contrat (ex : 50% vs 20%) ?
Vérifier les règles contractuelles dans WebAgent (onglet Policy Structure). Le taux de pénalité est défini dans les conditions du contrat et paramétré dans NIS. Contrôler la cohérence entre le taux appliqué dans Nordic et les conditions contractuelles. En cas de doute, se tourner vers votre team leader.
📚 Support de formation : Formation NIS (Police) · Formation Commerce
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53.
Comment gérer les exceptions contractuelles (ex : absence de pénalité sur implants dentaires) ?
Vérifier les clauses spécifiques du contrat dans Nordic (onglet Structure). Appliquer les règles spécifiques client lors du traitement dans Nordic (Step 5 – coverage & cover cause). En cas de doute, se tourner vers votre team leader.
📚 Support de formation : Formation NIS (Police)
📚 Support de formation : Formation NIS (Police)
54.
Quels types de lunettes sont remboursables (vue / repos / filtre lumière bleue) ? Les lunettes de soleil sont-elles couvertes en cas de photophobie ?
Seules les lunettes de vue avec correction médicalement prescrite sont couvertes par les garanties optiques standard. Les lunettes de repos et à filtre lumière bleue ne sont généralement pas remboursables. Pour la prise en charge des lunettes de soleil en cas de photophobie, se tourner vers votre team leader (analyse médicale et contractuelle spécifique).
55.
Comment traiter les soins réalisés avant le début du contrat mais liés à une mission VIE ?
Pour les VIE, une acceptation exceptionnelle peut s'appliquer selon les règles spécifiques VIE. Vérifier la période de couverture dans WebAgent et les clauses spécifiques du contrat. Toute exception doit être validée par votre team leader.
📚 Support de formation : Formation Business France
📚 Support de formation : Formation Business France
56.
Comment traiter des soins réalisés pendant une mission VIE (consultation, kinésithérapie, certificat médical) ?
Vérifier la struture dans Nordic. Pour les soins pendant une mission VIE : utiliser le coverage adapté au pays de mission. Orienter les demandes de prévoyance, assistance ou services spécifiques vers les équipes dédiées (voir slide 'Orienter selon la demande' – Formation Business France).
📚 Support de formation : Formation Business France
📚 Support de formation : Formation Business France
57.
Quelle est la durée de validité d'un accord préalable ? Comment gérer des soins hors délai ?
La durée de validité d'un accord préalable est de 6 mois à compter de la date d'émission. Tout soin réalisé au-delà de cette période ne peut être pris en charge au titre de cet accord. Appliquer un refus de prise en charge, informer l'assuré et documenter le motif dans le case Nordic.
58.
Comment traiter une contestation de pénalité ?
Vérifier si l'accord préalable a été obtenu dans les délais requis. Si la pénalité a été appliquée par erreur : corriger dans Nordic (Step 5). Si la pénalité est contractuellement justifiée : expliquer au client les règles applicables. Pour les cas litigieux, se tourner vers votre team leader.
📚 Support de formation : Formation NIS (Police)
📚 Support de formation : Formation NIS (Police)
59.
Comment appliquer les garanties dentaires Business France 2026 (soins hors France) ?
Pour les soins dentaires hors France sur un contrat BF 2026, appliquer la nouvelle structure :
• Socle : 80%
• Option 1 : 90%
• Option 2 : 100%
Plafond annuel : 200 000 € ou 300 000 € selon la zone (+ plafond renfort si souscrit). Vérifier l'option souscrite dans WebAgent (Policy Structure / Coverage). Se référer au support 'Business France' (Session 3).
📚 Support de formation : Formation Business France
• Socle : 80%
• Option 1 : 90%
• Option 2 : 100%
Plafond annuel : 200 000 € ou 300 000 € selon la zone (+ plafond renfort si souscrit). Vérifier l'option souscrite dans WebAgent (Policy Structure / Coverage). Se référer au support 'Business France' (Session 3).
📚 Support de formation : Formation Business France
60.
Comment classifier un acte dentaire ?
Vérifier la nature exacte de l'acte dans la facture et la prescription : un Inlay est une restauration intracoronnaire, un Inlay-Core est un élément prothétique. Appliquer le coverage et le plafond correspondant à la bonne classification. En cas de doute, se tourner vers votre team leader.
61.
Comment gérer un traitement antipaludéen ?
Vérifier dans le contrat si les traitements antipaludéens sont couverts (certains contrats VIE / international les incluent spécifiquement). Se tourner vers votre team leader pour tout cas non clairement couvert.
62.
Que faire en cas d'erreur de garantie appliquée ?
Dans Nordic, identifier le coverage incorrectement appliqué. Modifier le case (Step 3 – Modifier un case) pour appliquer le bon coverage et la bonne cover cause. Recalculer le montant et valider.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
63.
Comment gérer une garantie spécifique avec un plafond particulier (ex : VVIF) ?
Vérifier le plafond spécifique dans WebAgent (Policy Structure / Coverage). Appliquer ce plafond lors du traitement dans Nordic (Step 5). Se tourner vers votre team leader pour les garanties non documentées dans NIS.
📚 Support de formation : Formation NIS (Police)
📚 Support de formation : Formation NIS (Police)
64.
Comment gérer un doute sur la classification d'un médicament (ex : antibiotique) ? Peut-on rembourser un médicament initialement refusé après réanalyse médicale ?
Analyser la molécule et la famille thérapeutique du médicament. Vérifier si ce médicament figure sur la liste de référence couverte par le contrat. Si la réanalyse médicale confirme la prise en charge, créer un case de régularisation dans Nordic et procéder au remboursement en documentant la motivation médicale. En cas de doute, se tourner vers votre team leader.
65.
Comment traiter un problème de complémentaire non déclenchée automatiquement ?
Vérifier dans WebAgent que la complémentaire est bien paramétrée et active (onglet Calculation). Se tourner vers votre team leader pour correction du paramétrage.
📚 Support de formation : Formation Business France
📚 Support de formation : Formation Business France
66.
Comment traiter un dossier multi-année (soins sur 2 contrats / 2 années différentes) ?
Identifier les contrats actifs sur chaque année dans WebAgent. Répartir les décomptes entre les contrats correspondants (contrat N pour les soins de l'année N, contrat N+1 pour l'année N+1). Créer un case distinct par contrat dans Nordic.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
67.
Comment expliquer au client le fonctionnement du remboursement avec Sécurité Sociale ?
Le remboursement se calcule sur la Base de Remboursement (BR) de la Sécurité Sociale, à laquelle s'ajoute la part complémentaire selon le contrat souscrit. Le remboursement total ne peut pas excéder les frais réels engagés par l'assuré.
68.
Il n'existe pas de coverage spécifique pour les frais de prestataire – comment traiter ?
Se tourner vers votre team leader.
69.
Comment traiter une demande avec droits CFE à jour ?
Vérifier dans la fiche assuré que les droits CFE sont bien enregistrés et valides. Si les droits sont confirmés, traiter le dossier en appliquant les règles standard de couverture internationale.
📚 Support de formation : Formation NIS (Police)
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70.
Que faire lorsqu’une modification de montant de garantie entraîne un changement automatique des dates dans NIS ?
Lors de la modification d’un montant de garantie (notamment après un montant initial à 0), certaines dates peuvent se mettre à jour automatiquement dans NIS :
- La date de garantie peut être modifiée (ex. passage à une date par défaut) ;
- Les dates d’admission et de sortie peuvent également être réinitialisées à la date du jour.
Il est donc essentiel de vérifier et, si nécessaire, de corriger manuellement l’ensemble des dates après modification du montant, afin d’éviter toute erreur lors de la validation du dossier.
- La date de garantie peut être modifiée (ex. passage à une date par défaut) ;
- Les dates d’admission et de sortie peuvent également être réinitialisées à la date du jour.
Il est donc essentiel de vérifier et, si nécessaire, de corriger manuellement l’ensemble des dates après modification du montant, afin d’éviter toute erreur lors de la validation du dossier.
Traitement des pièces justificatives
11 questions
71.
Comment vérifier la cohérence entre facture, prescription et ticket de caisse ?
Contrôler que la date, la nature des soins et le montant sont cohérents entre les trois documents. La prescription doit correspondre exactement aux soins facturés. En cas d'incohérence, passer le case en 'Pending External' et demander à l'assuré des documents conformes.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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72.
Comment traiter une demande en attente de facture détaillée ou de preuve de paiement ?
Passer le case en statut 'Pending External' dans Nordic. Envoyer une demande à l'assuré en précisant les informations requises (actes, dates, praticien, montants unitaires, preuve de paiement). Relancer si aucune réponse dans le délai imparti.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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73.
Que faire lorsqu'un assuré ne fournit pas les documents demandés ?
Compléter le champ "Missing Information" sur Nordic lors du traitement du case. Se tourner vers votre team leader si l'assuré conteste la demande de documents.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
74.
Comment gérer une facture non détaillée (ex : certains pays étrangers) ? Peut-on traiter sans facture détaillée ?
En règle générale, une facture détaillée (actes, dates, praticien, montants) est obligatoire. Les exceptions sont étudiées au cas par cas selon le pays d'émission et le type de soins. Pour les cas spécifiques (pays où la facturation détaillée n'est pas standard), se tourner vers votre team leader.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
75.
Que faire lorsqu'un document a été fourni mais le dossier reste en attente ?
Vérifier dans Nordic que le document est bien joint au case. Si le document est présent et conforme, reprendre le traitement standard. Si le case reste bloqué malgré le dossier complet, se tourner vers votre team leader.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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76.
Comment traiter une prescription médicale non datée ? Peut-on rembourser sans date de soins ?
Une prescription sans date est non conforme : demander à l'assuré une prescription datée et passer le case en 'Pending External'.
La date de soins est obligatoire pour valider un remboursement (elle détermine le contrat applicable). Sans date de soins, bloquer le remboursement et demander un document précisant cette date.
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La date de soins est obligatoire pour valider un remboursement (elle détermine le contrat applicable). Sans date de soins, bloquer le remboursement et demander un document précisant cette date.
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77.
Comment traiter une demande où la facture est jugée insuffisamment détaillée par erreur ?
Vérifier le niveau de détail requis pour le type d'acte concerné. Si la facture contient bien toutes les informations nécessaires, réouvrir le case. Corriger le statut du case.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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78.
Comment traiter plusieurs factures pour un même acte (multi-facturation) ?
Vérifier que les factures correspondent à des actes distincts et non à une double facturation. Si multi-facturation légitime (ex : honoraires + pharmacie) : créer un account séparé par facture dans Nordic. Si doublon : traiter uniquement la facture valide et documenter le motif.
📚 Support de formation : Formation NIS Claims
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79.
Comment traiter une preuve de paiement ajoutée après la demande initiale ?
Rouvrir le case depuis le statut 'Pending External'. Ajouter la preuve de paiement reçue dans les documents du case. Reprendre le traitement standard et documenter la date de réception.
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80.
Comment traiter un certificat médical obligatoire (ex : départ VIE) ?
Vérifier que le certificat couvre la période et les soins concernés. Valider la conformité du document (date, signature, nature des soins) avant traitement. Se tourner vers votre team leader si le certificat présente des anomalies.
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81.
Comment gérer une demande sans possibilité d'obtenir des documents complémentaires (contraintes de certains pays) ?
Analyser le cas au cas par cas selon les contraintes du pays concerné. Se tourner vers votre team leader pour décision sur une éventuelle prise en charge exceptionnelle.
Finance
11 questions
82.
Quelle est la différence entre la preuve de paiement NIS et la preuve comptable bancaire ?
• Preuve de paiement NIS : confirme que le paiement a été validé dans le système NIS. Elle n'inclut pas nécessairement le numéro de virement bancaire.
• Preuve comptable bancaire : émise par la banque, elle contient le numéro de virement (référence bancaire). Pour les demandes de justificatif avec numéro de virement, contacter l'équipe comptabilité via votre team leader.
• Preuve comptable bancaire : émise par la banque, elle contient le numéro de virement (référence bancaire). Pour les demandes de justificatif avec numéro de virement, contacter l'équipe comptabilité via votre team leader.
83.
Que faire en cas de rejet de paiement global (incident comptable) ?
Signaler l'incident immédiatement à votre team leader. L'équipe comptabilité procédera au re-dépôt des paiements après identification de la cause du rejet.
84.
Comment traiter un assuré qui affirme ne pas avoir reçu un paiement malgré un statut 'payé' dans NIS ?
Vérifier dans Nordic le statut de paiement et les références de transaction. Si le paiement est confirmé côté NIS, inviter l'assuré à vérifier auprès de sa banque avec les références disponibles. Si le problème persiste, escalader à l'équipe comptabilité via votre team leader.
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85.
Comment gérer un RIB non enregistré sur Easy Claim ?
Contacter l'assuré pour qu'il enregistre son RIB sur Easy Claim. Traiter le paiement une fois le RIB validé dans le système.
86.
Comment traiter une demande EasyPay Card ?
Relancer l'assuré si la demande est incomplète, puis traiter selon les règles standard EasyPay Card. Se tourner vers votre team leader pour les cas spécifiques non couverts par le process standard.
87.
Comment gérer une différence entre le montant remboursé et le montant attendu ?
Vérifier les garanties et le calcul dans Nordic (coverage, cover cause, limitation). Si une pièce justificative supplémentaire est nécessaire, la demander à l'assuré. Si l'écart est lié à une erreur de calcul, créer une régularisation. Se tourner vers votre team leader pour les écarts significatifs.
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88.
Comment gérer des remboursements non visibles côté client malgré traitement ? / Cas où les fonds n'ont pas encore été reçus ?
Vérifier les flux financiers dans Nordic (statut paiement). Si le paiement est traité côté NIS mais non reçu par le client, vérifier le RIB enregistré et escalader à l'équipe comptabilité via votre team leader.
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89.
Comment traiter un dossier nécessitant une intervention de la comptabilité ?
Contacter l'équipe comptabilité via Teams. Fournir le numéro du case, le numéro de contrat et le montant concerné. Se tourner vers votre team leader pour les interventions urgentes.
90.
Comment corriger une erreur de décaissement après validation ? / Comment gérer une suppression de paiement suivie d'une recréation de facture ?
Se tourner vers votre team leader pour validation avant toute annulation de paiement.
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91.
Suivi impossible du paiement dont le statut est 'Payment in Transfer' – que faire ?
Se tourner vers votre team leader. Le suivi des paiements avec ce statut nécessite une action de l'équipe comptabilité.
92.
Trop-perçu identifié sur une Easy Pay Card – comment procéder ?
Se tourner vers votre team leader. La procédure de remboursement d'un trop-perçu à la Sécurité Sociale doit être validée en interne avant toute action.
Suivi des demandes
17 questions
93.
Comment gérer une demande envoyée dans le mauvais canal ou vers la mauvaise équipe ?
Rediriger la demande vers le canal ou l'équipe approprié. Informer l'expéditeur du bon interlocuteur à utiliser à l'avenir. Documenter la redirection dans le case Nordic si applicable.
94.
Comment corriger une erreur de destinataire dans Teams / groupe interne ?
Corriger immédiatement en réenvoyant au bon destinataire. Documenter si la demande a été transmise à un tiers non habilité. Sensibiliser l'équipe aux bonnes pratiques de routage.
95.
Comment gérer un assuré refusant de s'identifier lors d'une demande d'information ?
L'identification est obligatoire avant tout traitement. Informer l'assuré que sans identification complète (nom, prénom, date de naissance, numéro de police), il n'est pas possible de donner suite à sa demande.
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96.
Comment assurer un suivi après traitement pour informer le client ?
Après clôture du case dans Nordic, informer l'assuré du résultat du traitement (remboursement effectué, document envoyé, etc.). Utiliser le canal de communication privilégié par le client.
97.
Comment traiter une demande transmise via un intermédiaire ?
Coordonner avec le tiers (broker ou DRH) pour obtenir les informations nécessaires. Documenter l'intermédiaire dans le case Nordic. Orienter directement vers le bon interlocuteur si la demande est mal routée.
Rappel de l'orientation : prévoyance/assistance/services → équipes dédiées ; questions contractuelles → gestionnaire APRIL ; questions RH → DRH de l'entreprise.
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Rappel de l'orientation : prévoyance/assistance/services → équipes dédiées ; questions contractuelles → gestionnaire APRIL ; questions RH → DRH de l'entreprise.
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98.
Comment gérer les demandes redondantes de documents déjà accessibles en ligne ?
Informer l'assuré des outils digitaux disponibles (Easy Claim, portail assuré) et des documents accessibles en ligne.
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99.
Comment gérer la communication interne sur l'avancement d'un dossier / le suivi post-traitement (feedback interne) ?
Utiliser Teams pour communiquer sur l'avancement des dossiers. Ajouter systématiquement le lien NIS du case dans les communications. Confirmer le traitement une fois le case clôturé. Utiliser les bons groupes/canaux par équipe pour éviter les erreurs d'attribution.
100.
Comment améliorer la qualité des demandes envoyées aux équipes de traitement ?
Inclure systématiquement dans chaque demande interne :
• Le lien NIS direct vers le case
• Le numéro de contrat
• Le contexte du dossier
• Les actions déjà réalisées
Une demande complète réduit les allers-retours et accélère le traitement.
• Le lien NIS direct vers le case
• Le numéro de contrat
• Le contexte du dossier
• Les actions déjà réalisées
Une demande complète réduit les allers-retours et accélère le traitement.
101.
Comment gérer une communication inter-équipes (BKK / Paris / Nordic) ?
Utiliser Teams en précisant l'équipe destinataire et le lien NIS du case. Pour les problèmes nécessitant une escalade inter-équipes, se tourner vers votre team leader.
102.
Comment communiquer au client le détail des remboursements déjà effectués ?
Rassembler l'historique des paiements depuis Nordic. Envoyer une explication détaillée au client (dates, montants, références de chaque remboursement) via le canal de communication approprié.
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103.
Comment gérer un assuré refusant de se conformer aux exigences contractuelles ?
Rappeler à l'assuré les conditions contractuelles auxquelles il a souscrit. Si le refus persiste, se tourner vers votre team leader pour arbitrage.
104.
Comment gérer une demande de retour urgente d'un broker ?
Prioriser le dossier dans Nordic. Informer le broker du traitement réalisé dans les meilleurs délais. Se tourner vers votre team leader si la demande nécessite une validation interne.
105.
Comment gérer un client demandant une attestation urgente en langue étrangère ?
Se tourner vers votre team leader. L'émission d'une attestation en langue étrangère peut nécessiter une validation spécifique.
106.
Comment gérer un désaccord interne sur la complétude d'un dossier ?
Se tourner vers votre team leader pour arbitrage interne.
107.
Comment gérer un blocage opérationnel lié à l'absence d'une personne clé / une décision managériale ?
Se tourner vers votre team leader pour identifier un remplaçant ou valider la décision de déblocage.
108.
Comment traiter un dossier nécessitant une habilitation spécifique (accès restreint) ?
Se tourner vers votre team leader pour désignation de la personne habilitée à traiter le dossier.
109.
Comment gérer les demandes liées à AETNA (ex. accès aux décomptes, incompréhensions des assurés) ?
Se rapprocher de votre team leader. Le problème a été remonté à l’équipe IT.